呼叫中心

如何提升呼叫中心运营管理能力

2016-08-01 才博


呼叫中心,对于行业外部人士普遍存在这样的看法——“很简单的工作,不就是接电话嘛”,甚至在公司内部其他部门人员存在这样看法的大有人在。现在人们对于呼叫中心管理的认识存在两种极大的反差。不太了解呼叫中心运营管理科学的人想当然地认为:呼叫中心不就是接个电话吗,管理有什么难的?而身处此行业的从业人士则深深体会到:管理好一个呼叫中心是多么不容易的一件事情。事实的确是这样,虽然呼叫中心的运营管理并不是一项像发射“神州”飞船那样的复杂科学,但是它的管理本身也是一项系统复杂的科学体系。一个呼叫中心的管理者往往要花上几年、甚至十几年的时间才能比较自如地掌控一个呼叫中心。尤其是在我们国内,管理人才的匮乏更是当前制约呼叫中心产业发展的瓶颈。但是,呼叫中心的运营管理还是有一些基本的规律可循的,很好地掌握和运用这些呼叫中心管理的基本规律或原理,呼叫中心管理就会变得有章可循、有“法”可依。

 

一、KPI绩效指标管理

 

  基于KPI的绩效管理,也就是通常我们所说的“Management by Objectives”,是指通过分解运营目标制订各种KPI指标,如接通率、人员利用率、平均处理时长、客户满意度、服务水平、质检分数和一次解决率等,通过KPI指标协助管理层掌控全局,制定经营策略,引导客服代表的绩效行为。这是维持并监控呼叫中心运营的基础一步。

 

1、要设立适当的服务水平目标

  服务水平指标常常被看作是呼叫中心的一项重要绩效指标或者追求目标之一。它确实是衡量呼叫中心整体服务效率和客户服务体验的一个重要指针,但是它的作用及重要意义要远远超出这个范畴。一个呼叫中心的话务服务水平目标为呼叫中心其它相关重要活动的进行奠定了基础。呼叫中心所选择的服务水平目标将直接影响到人员的招聘、班次的安排以及特殊应急方案的制订和启动。目前,呼叫中心行业服务水平标准设定范围大概是85%--90%。

 

2、充分利用系统工具

  呼叫中心的运营能力往往是通过数据体现,因此要想有效地管控一个呼叫中心的KPI绩效指标,首先要对所有相关数据指标的系统及统计工具掌握,并充分利用统计工具。合理调取数据,并对数据进行有效的关联分析。从而有针对性的从不同角度对一个呼叫中心的KPI指标进行优化、改善。

 

3、合理配备人力资源及合理排班

  在呼叫中心的运营管理中,对于未来数据的预测是一项非常重要且常规性的工作,预测出的数据能够有效指导各项工作的开展,使呼叫中心未来的运营轨迹处在可监控、可预知的情况下。趋势预测的方法是通过对大量历史数据进行分析,来把控数据的变化和走势,可根据预测出的未来数据合理的配备相应的人力,安排好呼叫中心的招聘规划,也可制订出整体下阶段的运营规划。因此,作为呼叫中心管理者来说,要明确掌握公司未来发展动向,如年度保费计划、整体承保结构等,根据保费情况及大量的历史数据,合理推测未来半年乃至一年的人力需求;在人力配合充足并合理的情况下,再调取中心滚动至少半年的话务量及话务类型,分析本地话务特性,如话务高峰时段、话务类型,根据这些数据进行合理排班,充分利用现有人力资源,避免产生人力资源的浪费。

 

4、时刻关注服务水平指标的变化,不断更新和调整员工的排班计划以应对突发事件

  高效运营的呼叫中心总是努力做到无论客户在任何时间打电话进来得到的都是相同的快捷、高效的服务。但是,很多时候一天下来,整体服务水平目标达成的不错,甚至还有超出。但是当你把一天的服务水平按照48个半小时时段来分开来看时,却发现上午的两个小时、完饭后的两个小时服务水平指标低的可怜。意味着在这两个时段打电话进来的客户要排队等候很长时间,相应的放弃量也会有所上升。结果,给这些客户的印象就是,你的服务太差。因此,呼叫中心管理的一项要领就是把关键绩效指标分成更小的时段来分析和对比,而不是仅仅关注一天、一周、一月的总体平均情况。详细分解之后,呼叫中心就会发现更多的问题,并采取相应的措施来减少或改善这些问题。

 

二、呼叫中心人员管理

 

1、呼叫中心人员招聘

  呼叫中心是一个人力密集的地方,7乘24小时、365天全年无休不停运转的呼叫中心,人员一定在不断的调整过程中,人员流动性较高,如人员配置不当,员工的工作绩效和和满意度都会受到影响,还会导致流失率的增加。电话中心是一个综合素质要求较高的岗位,因此人员的选择更显得尤为重要,一般来讲人员招聘分为以下几个步骤:

 

(1)制定招聘计划。根据中心目前业务量情况及未来发展情况,合理预测招聘人数;

(2)发布招聘广告。在当地选择媒体进行广告,另外的人力来源如现场招聘、内部员工推荐等;【*目前山东公司采取的是内部推荐加网络广告的形式,网络上我们是在58同城招聘版面,每日进行精品推广的竞拍,竞拍成功招聘信息置顶,日消费约10元。投简历的数量不少,但网络招聘的成功率不高】

(3)电话听试。通过电话听试首先了解应聘者的声音条件、普通话情况、语言表达能力、沟通能力及应变能力;

(4)现场面试;

(5)理论笔试:行业内人员则进行偏专业的测试;无经验人员或应届生则进行行政能力测试;

(6)打字测试;

(7)语言测试。【*目前山东公司采取的是阅读并录音的方式,找一段文字让应聘者阅读,并通过录音设备进行录音】

    在人员招聘选择人员时应特别注意性别搭配和年龄搭配。在呼叫中心现场,要有相应的男女比例,男女比例合适能够使未来团队更有活力。另外,年龄阶段要拉开档次,因呼叫中心女性偏多,因此年龄层拉不开的话,会造成婚育扎堆的情况。

 

2、呼叫中心管理中应当情理并重

  呼叫中心的管理人员更需很高的EQ。当几十个,甚至几百个客服代表每天各自面对几十个,成百个客户时,他们的酸甜苦辣在很短的周期内翻腾,而一旦在个别例子上情绪处理不好,对客服代表个人,对客户甚至对整个团体的影响都会是巨大的。在呼叫中心中起关键作用的是组长,或者是主管。他们对情绪的正确把握往往至关重要。该鼓励时顺力一推;快泄气,发怒时恰当一疏,局面就会完全不同。

 

  呼叫中心的激励机制往往是"情"的另一个重要方面。一个好的呼叫中心很少有象普通办公室一样仅仅以季度或年度为单位来进行考核激励的。各种激励应当在日常工作中经常体现出来。竞赛,抽奖等活动的恰当运用可以起很大作用。日常运用普通方式进行的精神激励,如一个鼓励留言,一张感谢或祝贺的电子邮件都会是有效的激励方式。

 

3、呼叫中心员工绩效考核

  管理大师彼得鲁克说过:管理者的任务不在于改变人,而在于有效活用个人长处以增强组织的工作效果。因此,有效的员工管理缺少不了恰当的员工激励方法。在呼叫中心的运营管理中,常让主管们煞费苦心的莫过于员工的绩效考核办法。所谓绩效,它反映了员工能在多大程度上实现职位要求,呼叫中心的绩效就是呼叫中心的产出。绩效考核几个要点:

 

(1)合理设置绩效考核指标。第一步,首先要根据上级部门如总公司对电话中心的运营考核指标,对本呼中心的绩效考核指标进行调整并细化到人。本中心的考核指标建议应力高于上级部门的考核指标,但要符合中心的实际情况。第二步,中心个性化绩效考核指标的设置。例如话务量、考勤情况、客服规范情况等等。另外,某些考核指标不宜设置一个标准,可对不同等级的客服代表进行差异化考核,因为员工只有达到考核目标值才更加有前进的动力。

 

(2)绩效考核应勤公示。目前大多数呼叫中心采取的是月度考核的模式,客服代表要等一个月才得以知晓个人当月的各项指标情况,然而此时想改正为时已晚。因此,呼叫中心的绩效考核应该以日至少以周为单位进行监控及公示,月度进行考核。有利于客服代表随时掌握自己的数据,随时进行改善。

 

(3)绩效考核结果合理运用。作为电话中心管理者,应该掌握根据各个员工的绩效考核结果,分析他们存在的问题,并有针对性的安排培训、心理疏导、员工激励。

 

三、呼叫中心流程管理

1、呼叫中心规范流程的主要内容

 公司政策规定、手册;

 各岗位的工作职责规范;

 业务处理流程;

 培训及考核流程;

 突发事件处理方式;

 员工安全细则;

 呼叫中心知识库建设。

 

总体来说有两个方面:管理流程和服务流程。

 

(1)管理流程

 呼叫中心总体上的一些原则,是每个在呼叫中心工作或参观的人应遵守的原则;

 各个管理岗位的工作职责、权限等;

 各个管理岗位的工作流程,很多岗位应细化到每天工作的内容和时间分配;

 各个团队或小组的任务、要求和工作职责及工作衡量标准等;

 日常报告管理、会议制度等;

 培训制度和培训流程;

 其他制度和规范,包括系统安全保障等等。

 

(2)服务流程

 呼叫中心对客服代表整体上的一些规范,例如着装、行为等;

 呼叫中心客服代表每日工作流程及系统操作流程,要求对每个业务进行规范,并细化到每个动作;

 呼叫中心应急处理流程等;

 呼叫中心客服代表业绩管理等。

 

四、呼叫中心品质管理

 

  呼叫中心员工作为代表企业发布相关信息、搜集客户相关信息的人员,对其服务的品质,服务过程中获取的客户信息的反馈等的质量管理至关重要。

 

1、质量控制的类型

    根据信息获取方式和时间点的不同,将呼叫中心质量控制分为三种类型:

1) 前馈型控制:是在一个事件没有发生以前,预先设定,如果碰到这种问题,如何解决。

2) 现场控制:在现场根据我们设定的一些方法,在授权范围内,进行随机应变,灵活应用。

3) 反馈控制:一个事件不能现场解决时,记录下来,过后反馈客户。

 

2、呼叫中心监控的三种类型

1) 全面呼叫监控:对通话的全过程进行监控。

2) 针对性的呼叫监控:针对特定技能的呼叫监控。

3) 视具体情况而定的呼叫监控:例如在每次通话过程中,应称呼客户不少于三次等等。

3、质量监控的步骤

 

  质量监控的步骤即为PDCA流程,也就是第一步:PLAN--计划;第二步,DO--实施;第三步,CHECK--衡量、检查;第四步,ACTION--校正。

  高效运营的呼叫中心总是努力做到无论客户在任何时间打电话进来得到的都是相同的快捷、高效的服务。以上四个部分个人认为为呼叫中心运营管理中的四个最重要的部分,将以上四个部分做到精细化管理、创新管理,呼叫中心的管理者才可以有的放矢,带领团队不断接受新的改变、新的挑战,着力打造一支高效、稳健、高水平的呼叫中心团队。

师资团队

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