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呼叫中心运营现场服务质量提升方法研究

2016-09-07 才博


    目前很多呼叫中心现场管理人员是四位平级的现场主管或运营经理(倒班制)对现场实施管理,此结构容易导致只完成日常事务和硬性指标,对全方位地发现问题、深入分析问题原因、制定改进方向和计划、监督改进进程和结果等等关乎现场服务质量的提升及危机防范的预防不能及时深入有效持续地进行。常言道三个和尚没水喝,四个人都负责,反而没有人真正的负起责任,因此我们建议采用一位运营经理(白班制)主管现场的一切运行并负责现场工作方向性、目标性,阶段性主抓工作的管理,四位现场主管(倒班制)除负责现场管理的不同侧重的工作外同时负责对应的值,并与值的绩效目标挂钩,配合运营经理负责监督指导对应值工作的落地执行。
    现场部门直接面对客户,服务质量的好坏直接影响到呼叫中心整体目标能否实现;运营部则对客服部的工作起到支持、监督、促进的作用。
    服务质量提升改进的整体思路,如图1所示

图1

    服务质量提升改进不仅仅是现场部门的职责,同时也离不开运营部——质检、培训、知识库维护和数据分析等部门的支持与配合。
    现就对此思路及与支持部门协调合作的思路与方法分享如下:
    1. 发现问题
    现场管理人员如何通过日常工作及时发现服务质量问题?
    现场存在的问题可以归纳为两类:一类是指标类,一类是现象类。指标类有过程指标和结果指标,过程指标是可以即时查看到的指标,如接通率等;结果指标是需要通过统计分析了解的指标,如工单回退率等。现场管理人员可以从四个层面发现这两类问题:一是运营经理在现场发现的现象类问题和过程指标类问题(记录在相应的《现场管理工作记录薄》中);二是值长在日常工作中发现或座席人员提出的知识、操作或客户疑难问题,记录在《值长工作记录薄》中并在下班前向运营经理交接,运营经理在把相关问题汇总在《现场管理工作记录薄》中;三是现场主管在日常工作中发现的问题、记录并报告运营经理;四是运营经理(严格讲现场主管、值长也应该做此了解)每日看质检报告及运营报告,及时发现服务质量或其他需要整改的问题(如图2)。

图2

    2. 确定改进提升项
    指标类问题:需要用系统思维的方法进行影响因素分析、查找原因并依据企业的方向及中心目前主抓目标确定改进提升项;可运用质量改善机制流程和制度实现改进提升。
    现象类问题:首先需要管理人员有强烈的危机意识,“服务无小事”,管理人员要针对现象自我提问:此现象若继续发展会产生什么结果?此现象如果是全员现象会产生什么样的结果?以此不断提高危机意识。 其次,现象类问题不仅需要及时解决,还要对现象及现场支持系统进行相关分析调研,如知识库及系统的维护等,以全面清晰产生问题的根源并确定目前主要改进的关键项,明确提升改进的方向,确定改进提升目标,分阶段达到改进提升的目的。 
    确定改进提升项需要注意的是,从众多产生问题的原因中首先确定本部门能改善的,再依据80/20法则明确20%的改进项,针对本部门不能改进但对服务质量有影响项要不断积累相关数据和依据,在恰当的时间推动有关部门的改进。
    3. 制定及实施改进计划
    在运营经理明确改进提升的方向后,在制定改进计划前现场主管应深入一线(以向上沟通的方式)了解问题产生的原因,听取座席和值长意见,进行问题的初步诊断和情况的掌握;必要时关联部门进行深度分析,共同制定行动计划的思路步骤,建议使用六步法以系统性思维制定改进提升计划(如图3)。

图3

    制定改进计划很多时候需要其他部门的配合,质检部门是否需要设定专项质检,知识库维护是否需要收集、采编、维护相关知识,数据分析是否需要阶段性分析以支持到客服部的服务质量提升等。
    对现象类问题有两种改进方式,一个是小循环,一个是大循环;本篇服务质量提升改进的整体思路主要是针对现象类问题的大循环而言(如图4),而小循环则用于每日针对现象类问题的及时解决(如图5)。

图4 现场服务质量提升小循环

    实施改进计划保证效果的几个关键点:首先是端正态度、二是教会方法、三是及时对标和反馈、四是测评与奖惩措施的使用。
    a. 端正态度
    及时了解座席人员的心态及实施改进可能出现的问题,特别是掌握员工情绪思想方面的抵触心态尤为重要。抵触心态通常是由于眼前的利益或眼前的困难所导致,此方面最需要的是管理人员要切实站在计划执行人员(座席)的角度运用追求快乐逃离痛苦的动机法则将利益长远化、困难分解化,消除座席员的疑虑,引领并鼓舞人员士气和信心。所以如何启动达到全员重视是制定计划非常重要的第一步,而这方面也是很多呼叫中心管理人员所忽视的,通常就是用传达制度和奖惩或说教的方式,结果会是上有政策下有对策,收效甚微。
    b. 教会方法:
    i. 有效方法的采集与规范。教会方法和指导不一定是管理者的专利,发挥座席和值长的作用,营造积极的群策群力的氛围会对服务质量提升起到强大的助力作用;
    ii. 制作可随时参照的正确方法集锦(文字版或简易图示版要尽量做到拿到就想看、一看就会做的目的),便于参照执行,使得COPY不走样,同时不断积累培训素材,便于知识库的维护以及培训部门就相关内容采取形式多样的及时测评和监督等。
    c. 及时对标和反馈
    及时对标和反馈可发挥人的自我行为调节能力,使行为更趋于达成组织要求的目标,这种管理方法有很强的实效性。
    d. 测评与奖惩措施的使用
    测评与奖惩措施的使用会起到必要的监督警戒的作用,要求说到做到,但测评和奖惩的目的不只是测评和奖惩。如何通过测评和奖惩的行为与结果,发挥更大的提升改进的作用,如何通过组织的方式、运用激励与沟通的方式达到深层次的效用,是值得管理者们深思的。
    实施改进的过程中,现场部门与培训部、质检部等部门要建立顺畅的沟通与协作机制,培训部开展相应的培训和测评,质检部门提交专项的质检报告,数据分析部门提供阶段性的检测指标数据,以支持客服部现场服务质量的改进提升。
    4. 过程监督与反馈
    过程的监督与反馈在实施改进计划中已强调,之所以单独作为一个步骤,是因为这一步骤对服务质量改进提升结果的意义非常重大。反馈是管理人员很重要的一种管理手段和方法,可以说没有反馈,工作很难提升;没有反馈,目标很难达成,没有反馈的管理很难有效管理。
    5. 阶段总结
    阶段总结可以与对标和反馈有机结合,分享有效的方法并就发现的执行层面的问题进行讨论,同时修正或补充制定有效的执行方法;阶段总结从某种意义上讲是实施改进计划的重复,必要时需要再次端正态度、教会方法、对标与反馈(分享与总结)、测评与奖惩的使用,从而完善实施方法并达到实现提升的目的。
    在实施改进计划的过程中完善实施方法是很有必要的,是确保达成既定目标或超越目标的很重要的管理步骤;管理者要牢记:永远围绕目的做准备,永远围绕结果(目标)做内容(具体的执行),当发现行动计划有偏离目标的倾向时要有勇气修正,修正的过程就是不断完善和提升的过程。
    实现提升不是结束,而是另一个开始,总结、固化经验,不断提高服务质量和管理水平。

 

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